文 / 蘇青林
── 一般準則及注意事項
發表會型態──
原則上文學類書籍以茶敘為宜，非文學類書籍或具話題性事件類書籍，則以發表會為主；特殊與大型活動應另定準則。
作者配合新書舉辦之發表會或茶敘等，不額外支付車馬補助費，受邀貴賓亦同，主持人若需指定，應視實際知名度或要求另定之。行銷軟體(車馬補助費原則上每人3,000元)
不編列送禮預算，特殊情況以個案處理；送花能免則免，避免形式化，有實際需求仍可編預算，建議控制在800~1,500元。
會前一般規範──
邀請函：茶敘或中型活動不特別印製邀請函，僅以word文件製作邀請函傳真即可，並於活動一週前傳真或e-mail給各大新聞媒體〈媒體名單，應針對不同發表會需求，邀請不同屬性的媒體〉。遇大型活動則必須製作正式邀請函或使用飯店提供之正式函，作業更必須提早。〈約一個月前，因同時需敲定場地、聯繫作者和貴賓，並製作相關文宣品〉
邀請媒體之一般作業規範，除傳真或e-mail或寄發邀請函外，參與新書發表會工作人員必須分組分工，於發表會一至二天前逐一聯絡媒體確認到場人數，以便安排座位、茶點或餐點、飲料、贈書、贈品數量之控制〈一般贈品需預留20%〉，並同時進行會場細部空間規劃。其次，更需針對重點媒體與主力版面記者再次邀請。
會場需公司自行布置者，應派人事前勘察現場環境，丈量背板製作尺寸，動線規劃，場地可提供之設備、器材等。
發表會應注意流程與時間掌控，一般建議在45分至60分鐘，工作人員並於半小時前就定位；大型活動除外，原則上以不超過3小時，工作人員應於會前一小時完成布置並就定位。
場地環境──
應考慮停車問題，特別是有電視記者到場的活動，更須注意停車問題。
為避免困擾如果在非飯店的地點舉辦活動，一律不負擔記者停車費。
場地的選定，應事前就活動型態、規模、預算、地點進行比較與評估。
媒體採訪或攝影──
攝影記者可於記者會前先行拍照。
採訪記者一律統一於記者會之後專訪，以避免干擾活動的進行。
場地佈置及規劃──
務必預留電視記者攝影時的架設空間及動線安排。
現場媒體招待應確實掌握到場人數，會後須回謝卡。
活動現場工作人員，一律配戴統一『工作識別證』。〈或公司名片，以利來賓辨別詢問〉
活動企劃就任務分配，應確實讓支援人員了解擔任其工作重點；活動進行中忌諱現場工作人員，擅自交談閒聊，影響現場秩序。
招待桌前需準備各項用品，如記者與貴賓簽到簿、油性簽字筆數枝、樣書展式區、收集品片盤、新書發表會資料袋。〈新書發表會資料袋內：新書一本、新聞稿、流程表或新聞稿磁片、圖檔〉行銷軟體
茶敘除外，所有發表會均須製作主桌的來賓名牌，並統一尺寸特別製作。
記者會需要製作之壓克力物品，包括：麥克風上的標示牌（標示公司名稱與顯示logo）、來賓名牌（8~10個）、書架壓克力10個（下方置公司logo以電腦割字貼上，須堅固、耐用），所有設計力求CIS統一。
現場座位、動線、燈光、錄音等等應於開場前調整完畢，並確認麥克風音量大小。
拍照──
拍照取鏡除全景外，一定要有作者近身、半身照等鏡頭，以及與活動之間的關係或足夠說明環境背景等照片。
如遇特殊大型活動﹝如年度大會、大型頒獎典禮等﹞可考慮聘請專業攝影人員支援攝影或錄影。
發表會應指定專人攝影及錄音，並於事後整理統一歸檔，並複製一份送給作者存檔。(含數位攝影提供網路使用)
中央社──
凡新系列及新作者，若有舉辦活動務必於發表會結束，當日下午5點前，應將新聞資料及宣傳照﹝或記者會現場照片﹞投遞至中央社各媒體信箱〈事前確認已知未能前來的媒體名單列印，並貼好入袋〉。中央社位於──志青大樓：台北市松江路與民生東路交叉口。
其他規定事項──
記者會後請一律整理出媒體刊登情況（平面為主），列入每月行銷企劃會檢討用。
活動企劃案，原則上分小型、中型與大型三種：
1.小型活動指一般茶敘，無須動員其它部門人力或另製作背板等均屬之，活動企劃案應於會前兩周完成預算編列並提報呈核。
2.中型活動指新書發表會或座談會、簽名會，須動員其它部門人力或另製作背板等均屬之，活動企劃案應於會前一個月完成預算編列並提報呈核。
3.大型活動指國際書展、大型活動、周年慶活動等，必須動員其它部門人力並得製作邀請函、文宣品、背板，且場地外借等均屬之，活動企劃案應於會前二至三個月完成預算編列並提報呈核。
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